Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Programından Faydalanacak Öğrencilerimizin Dikkatine;

Bu sürece başlamadan önce önemle altını çizmek istediğimiz birkaç nokta var:

1. Belgelerinizde İmza, tarih ve kaşe/mühür istenen bütün bölümler, ilgili doğru kişi tarafından doldurulmalıdır. 
    
2. Belgeleri doldururken formatının bozulmamasına özen gösterilmesi gerekmektedir. Formdaki yazı fontlarını değiştirmeyiniz. Telefon üzerinden doldurulan belgelerin formatında bozulmalar meydana gelebileceği için lütfen belgelerinizi bilgisayarınızda doldurunuz.  
    
3. Her öğrenci kendi Erasmus+ sürecinden sorumludur. Sürecin sağlıklı bir şekilde ilerleyebilmesi için arkadaşlarınızdan veya bir başkasından duyduğunuz bilgiler ile hareket etmeyiniz. Doğru ve güncel bilgi için ofisimiz ile iletişim halinde olmanızı rica ederiz. İletişim bilgilerinizin güncel, doğru olmasına ve tüm işlemlerinizi (mücbir sebepler olmadıkça: hastalık, engellilik, ölüm.. gibi) kendinizin takip etmesi önemle rica olunur.
    
4. Öğrenciye bilgi aktarımı öncelikli olarak web sayfası ve e-posta aracılığı ile yapılmaktadır. Zorunlu kalındığı durumlarda ise telefon ileşim sağlanmaktadır. Öğrencilerimizin ofisimizin web sayfasını ve sosyal paylaşım ağlarını (instagram) takip etmesi ve düzenli olarak e-posta adreslerini kontrol etmeleri gerekmektedir.
    
5. Ofisimiz ile iletişime geçerken kullanacağınız e-posta adresi adınızı-soyadınızı içermeli açık ve anlaşılır olmalıdır.
    
6. Erasmus+ programından faydalanmaya hak kazanan öğrencilerin takip etmeleri gereken; hareketlilik öncesi, hareketlilik esnasında ve hareketlilik sonrası olmak üzere üç ana süreç bulunmaktadır. Öğrencilerin süreci takip etmemesinden veya geç yapılan başvuru ve işlemlerden kaynaklanan gecikmelerden ofisimiz sorumlu değildir. 

Erasmus+ Değişim Süreci (Gitmeden önce/Gittiğinde/ Döndükten Sonra)

1. Hangi üniversiteye gideceğiniz kesinleştikten sonra, gideceğiniz üniversitenin web sitesinden Erasmus başvuru sürecine ilişkin temin etmesi gereken belgeleri öğrenerek belgeleri hazırlamanız gerekmektedir. Bu süreç takibi öğrencinin kendi sorumluluğundadır. İstenilen belgeler genelde (Student Application Form, Accomodation Form, Learning Agreement, CV) olarak talep edilmektedir. Ancak, bazen farklı belgeler de talep edilebilmektedir. Hazırlamış olduğunuz tüm belgeleri karşı üniversitenin belgelerin gönderilmesi için belirlediği son tarihten en geç 1 hafta öncesinde İKÇÜ Erasmus Koordinatörlüğü'ne pdf formatında ve tek seferde göndermeniz gerekmektedir. 
    
2. Öğrenciler değişime gitmeden önce karşı kurumda alacağı derslerin listesini gideceği üniversitenin Erasmus websitesinde Course Catalogue veya Offered Courses for Erasmus Students vb başlıklarda bulabilirler. Ders listesinin websitesinde bulunamaması durumunda iletişim bölümünden Erasmus Ofisinde görevli personellerin eposta adresine ulaşıp ders listesini talep edebilirsiniz. LA (Learning Agreement for Studies) belgesi online olarak  https://www.learning-agreement.eu/ sitesi üzerinden giriş yaparak hazırlanması gerekmektedir. Ancak bazı üniversiteler online sisteme geçiş yapmadığı için bu belgeyi hazırlayıp pdf olarak göndermenizi isteyebilir. Bu durumda hazırlayacağınız Learning Agreement for Studies belgesine bu link üzerinden erişebilirsiniz.
    
3. Gidilecek üniversite gerekli belgeler arasında pasaport resimli sayfasını da talep etmektedir. Bu sebeple, programdan faydalanmaya hak kazanan öğrencilerimizin pasaport başvurusu yaparak pasaportlarını hazır bulundurmaları gerekmektedir. Öğrencilerimiz harç bedeli ödemeden pasaport alabilirler. Pasaport için istenilen belgelerin listesine Nüfus Müdürlüğü'nün resmi web sitesinden ulaşılabilir. 
    
4. Öğrenci gerekli ders seçimini  Erasmus+ Fakülte/Bölüm Koordinatörü ile yapacaktır. 
    
5. Ders seçimi aşamasında, karşı kurumdan seçeceğiniz derslerin, İKÇÜ'de almanız beklenen derslerle kredi olarak eşleştirilmesi gerekmektedir. Ders denkliği aşamasında, isim olarak denklikten ziyade kredi denkliği yapılması beklenmektedir. Derslerin içerik olarak birebir örtüşmesi zorunlu değildir. Öğrenciler gittiği üniversitede farklı fakültelerde, farklı sınıflardan da ders seçimi yapabilirler. 
    
6. Öğrencinin başvuru işlemleri tamamlandıktan sonra, Öğrenciye vize işlemlerine başlaması için misafir üniversitesinden Kabul Mektubu (Acceptance Letter) ve onaylanmış Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement -LA) gönderilecektir.
    
7. Öğrenci gideceği ülkenin konsolosluğunun iletişim bilgilerini internetten temin etmelidir. İlgili konsolosluk ile iletişime geçip, Erasmus öğrencisi olarak vize almak için gerekli belge ve işlemler hakkında bilgi edinmelidir. İnternet ortamında birçok vize danışmanlık şirketi kendisini resmi vize başvuru merkezi olarak tanıtarak öğrenciden danışmanlık ücreti talep etmektedir. Bu sebeple, vize başvuru merkezinizi öğrenmek için gideceğiniz ülkenin resmi konsolosluk sayfasını ziyaret etmeniz gerekmektedir.  
    
8. Vize için gerekli tüm belgeleri hazırladıktan sonra ofisimiz tarafından verilecek olan Visa Letter ile birlikte ilgili vize başvuru merkezine veya konsolosluğa randevu aldığınız gün giderek vize başvurusu yapmanız gerekmektedir. 
    
9. Ders kaydı yenileme ve eğitim ücreti ödeme sürecinden Öğrencinin kendisi sorumludur. *Erasmus kapsamında okul dondurulmaz, ancak kayıt yenilenir.
    
10. *Ofisimiz ders kaydını yenilemeyen (Eğitim ücreti ödeme durumu var ise ücretini yatırmayan) hiçbir öğrencinin sorumluluğunu almamaktadır.
     
11. Gerekli belgelerini tamamlayan (Misafir Üniversiteden gelecek Kabul Mektubu, Learning Agreement, Vize Sayfasının Fotokopisi,  Öğrenci Bilgi Formu) öğrencinin sözleşmesi imzalanır. Öğrenim hibesi 30 iş günü içerisinde öğrencinin hesabına aktarılır. Süreçteki tüm detaylar sözleşmenizde yazacaktır. Sözleşme dışına çıkılan uygulamalara izin verilmesi söz konusu değildir.
     
12. Öğrenci misafir üniversitesine vardıktan sonra ofisimizi eposta yolu ile vardığına dair bilgilendirmelidir. 
     
13. Öğrenci ders seçiminde değişiklik yapmak istiyorsa, yine Erasmus Fakülte/Bölüm koordinatörü ile bağlantıya geçip ilgili değişikliği yaparak LA Changes formunun bir kopyasını tüm taraflarca imzalanmış halini ofisimize e-posta ile iletmelidir.
    
     
14. Hazırlanması gereken dokümanlar içerisinde yer alan LA - After the mobility ve Transkriptinizi hareketlilik tamamlanınca ofisimize teslim etmeniz gerekmektedir. Ayrıca, tarafınıza eposta olarak gelen EUSurvey anketini doldurduğunuz takdirde dosyanız kapatılarak 30 iş günü içerisinde kalan hibeniz hesabınıza aktarılacak ve Erasmus + sürecinizi tamamlamış olacaksınız.