Hareketlilik Öncesi İstenen Belgeler:

Aşağıda listelenen süreçlerin tamamı programdan faydalanmaya hak kazanan personel tarafından yürütülmesi gerekmektedir. Belgelerin tamamı hazır olduktan sonra tek seferde ve bir dosya içerisinde ofisimize teslim edilmesi beklenmektedir.

 

1. Davet Mektubu: Anlaşmalı olduğumuz üniversitelerdeki Erasmus Ofisleri ile yazışma başlatarak talep edilecektir. Gidiş-Dönüş günleri dâhil olmak üzere faaliyetin gerçekleştirileceği 5 iş gününü içermelidir. 

 

2.  Personel Hareketlilik Analaşması

• ​Personel Eğitim Alma Anlaşması (Staff Mobility Agreement for Training): 
• Personel Ders Verme Anlaşması (Staff Mobility for Teaching)

 

• Personel ile karşı taraf arasında doldurulacak eğitim anlaşmasıdır. Bu form karşı kurum ile hareketlilik tarihleri ve ders verilecek konu hakkında detaylar kesinleştirildikten sonra hazırlanması gerekmektedir. Form hazırlandıktan sonra e-posta yoluyla karşı kuruma imza süreci için gönderilmesi gerekmektedir. İmzalanan formun hazırlamanız gereken diğer tüm belgeler ile birlikte ofisimize teslim edilmesi gerekmektedir. Lütfen formu doldururken 2. sayfada sorulan sorulara detaylı açıklamalar yazınız. Genel cümleler ve tek satırlık cevaplar  kabul edilmemektedir.

 

3. Pasaport Resimli Sayfa Fotokopisi

 

4. Hibe Sözleşmesi: Ödenecek hibenin tutarını gösteren, kurum ile personel arasında imzalanan sözleşmedir. Belgenin orijinal hali, ıslak imzalı olarak ofise elden teslim edilmelidir.  Avro hesabı açılması ve banka hesap cüzdanı fotokopisinin ofisimize iletilmesi gerekmektedir. Avro hesabının hangi bankadan açılması gerektiğini lütfen ofisimize sorunuz.

 

5. Rektörlük Olurlu Görevlendirme Yazısı (Görevlendirme formunu hazırlarken hibenin Erasmus tarafından karşılanacağını belirtmeniz gerekmektedir)

 

6. Avro Hesap Cüzdanı Fotokopisi

 

7. Personel Bilgi Formu

 

ÖNEMLİ: İmza süreci ve ödeme işlemleri göz önünde bulundurularak, hareketlilik öncesi evraklarının gidiş tarihinizden en geç 3 hafta öncesinde ofisi teslim edilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde geciken ödemelerden katılımcılar sorumludur. 

Söz konusu belgelerin hareketlilikten dönüşünden itibaren en geç 2 hafta içerisinde Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne tek seferde  teslim edilmesi gerekmektedir. Ayrıca tüm belgelerin elektronik ortamda eposta olarak gönderilmesi gerekmektedir. Eposta gönderirken konu başlığına İsim Soyisim_Erasmus Dönüş Belgeleri yazılması rica olunur.

 

İkinci taksit %20 Ödeme: Hareketlilik dönemi sonunda, personele verilen "katılım belgesi"nde yer alan kesin gerçekleşme süresi dikkate alınarak yapılır. Hareketlilik dönemi tamamlandığında, yurt dışında kalınan fiili süre (katılım belgesinde yer alan süre) ve personelin sorumluluklarını yerine getirme düzeyine bakılarak toplam hibe yeniden hesap edilir.

İş Planında belirlenen programı takip etmeyen, çalışmalara katılım sağlamayan personelin kalan ödemesinin kısmen veya tamamen yapılmaması; veya yapılmış bulunan ödemesinin iadesinin istenmesi hakkı saklıdır. Ödenmeyen ve/veya geri istenen tutar, hibe kaynaklarına iade edilir.

Verilen mali desteğin amacı, personellerin bütün masraflarının karşılanması değildir, yalnızca hareketlilikten kaynaklanan masraflara katkı olmasıdır.

 

Seyahat gideri ödemeleri ile ilgili önemli noktalar

Personelin seyahat masrafları, aşağıdaki bağlantıdaki Avrupa Komisyonu’nun  web adresinden gidilecek mesafe dikkate alınarak hesaplanmakta olup; masrafların tamamını karşılamaya yönelik değil, bir katkı niteliğindedir. Şehir içi ulaşıma ait seyahat giderleri karşılanmaz. Kişi bu giderlerini kendisine verilen günlük/haftalık hibeden karşılamak durumundadır. Seyahat Hibesi ise gidilecek Üniversite'nin bulunduğu şehir ve İzmir arasındaki mesafeye göre belirlenmektedir. Buradaki bağlantıdan mesafe tespit edildikten sonra seyahat hibesi miktarı belirlenebilir.

 

Mesafe hesaplayıcı için lütfen tıklayınız…

 

Hibe Ödemelerinde Kesintilerin Yapılması

• Faaliyetin gerçekleşmediği durumlarda yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz.
• Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin üniversite tarafından belirlenen tarihe kadar teslim edilmemesi durumunda kalan hibe tutarı (%20) kesilir ve ödenmez.

 

Pasaport İşlemleri

Akademik ve idari personelin pasaport işlemleri için İKÇÜ Personel Dairesine başvurmaları gerekmektedir.

 

Konaklama

Hak kazanan personeller, kalacak yerini kendileri temin etmek zorundadır.